El lugar donde trabajamos no es únicamente el espacio donde colocamos una computadora, documentos o herramientas. También forma parte del entorno que nuestro cerebro procesa durante varias horas al día. Por eso, mantenerlo ordenado puede influir en la concentración, la eficiencia, el estrés e incluso en la seguridad.
La evidencia científica sugiere que el desorden visual compite por nuestra atención. Cuando existen demasiados estímulos simultáneos dentro del campo visual, el cerebro necesita dedicar recursos para procesarlos y seleccionar aquello que realmente importa. En términos prácticos, un escritorio saturado de papeles, cables, objetos y pendientes visibles puede convertirse en una fuente constante de distracción.
El desorden también puede generar estrés
El problema no necesariamente está en tener algunos objetos sobre la mesa, sino en llegar al punto en que el espacio comienza a dificultar nuestras actividades.
Investigaciones realizadas con trabajadores de oficina han encontrado asociaciones entre estrés laboral, agotamiento emocional, dificultad para tomar decisiones y acumulación de objetos. Un entorno desorganizado puede convertirse así en otro elemento de presión dentro de una jornada que ya exige concentración y decisiones constantes.
También se ha estudiado cómo trabajar frente a espacios desordenados puede afectar la persistencia ante determinadas tareas y aumentar sentimientos como frustración o cansancio.
Esto no significa que ordenar el escritorio automáticamente nos haga más productivos, pero sí puede eliminar estímulos y obstáculos innecesarios.
Ordenar también significa eliminar pequeñas decisiones
Piensa en una jornada normal:
¿Dónde dejé ese documento?
¿En qué carpeta está la factura?
¿Dónde puse el cargador?
¿Cuál de todos estos papeles era el importante?
Una sola búsqueda quizá represente apenas un minuto. El problema aparece cuando estas pequeñas interrupciones ocurren una y otra vez durante semanas, meses y años.
Un lugar organizado permite establecer ubicaciones habituales para documentos, herramientas y materiales. De esta manera disminuye la cantidad de tiempo que dedicamos a buscar cosas y podemos utilizarlo en actividades realmente productivas.
El objetivo no es tener un escritorio digno de una fotografía. Se trata de conseguir que aquello que necesitamos pueda localizarse rápidamente.
Menos obstáculos para comenzar
Existe además un beneficio particularmente importante al inicio de la jornada.
Llegar por la mañana y encontrar documentos sin clasificar, vasos, cables, notas, cajas y pendientes acumulados significa recibir inmediatamente una enorme cantidad de información visual.
Algunos de esos objetos incluso pueden recordarnos actividades inconclusas.
En cambio, comenzar frente a una superficie despejada, con las herramientas necesarias y las prioridades claramente identificadas puede facilitar la transición entre llegar al lugar de trabajo y comenzar realmente a trabajar.
Cada obstáculo que eliminamos reduce una pequeña fricción.
Y muchas pequeñas fricciones acumuladas pueden terminar representando una cantidad considerable de tiempo.
Pero cuidado: desorden no siempre significa improductividad
La ciencia también ha encontrado un dato interesante.
Experimentos sobre el efecto de ambientes ordenados y desordenados han mostrado que un espacio desorganizado puede, bajo determinadas condiciones, favorecer pensamientos menos convencionales y algunas formas de creatividad.
Por eso sería incorrecto afirmar que absolutamente cualquier escritorio desordenado es perjudicial.
Una mesa llena de fotografías, libros, dibujos o documentos durante un proceso creativo puede ser perfectamente funcional.
La diferencia está entre desorden productivo y desorden que estorba.
Si sabes exactamente dónde está cada cosa, puedes trabajar cómodamente y los objetos tienen una función, probablemente no existe un problema importante.
Pero si pierdes documentos, buscas constantemente herramientas, acumulas basura, tienes pendientes mezclados o simplemente mirar tu escritorio te produce sensación de saturación, entonces el entorno ya comenzó a trabajar en tu contra.
El orden también es seguridad
Mantener limpio y organizado un lugar de trabajo no solamente tiene implicaciones psicológicas o productivas.
También puede prevenir accidentes.
Cables atravesando zonas de circulación, cajones abiertos, cajas en pasillos, objetos colocados en lugares inadecuados o materiales acumulados pueden convertirse en factores de riesgo.
En ambientes industriales, talleres, almacenes y oficinas, el orden forma parte de las medidas básicas para prevenir tropiezos, caídas y otras lesiones.
Por eso, en seguridad laboral existe desde hace décadas el concepto de housekeeping: mantener áreas de trabajo limpias, despejadas y correctamente organizadas.
Tu escritorio manda pequeñas señales durante todo el día
El espacio de trabajo puede funcionar como una especie de tablero físico de nuestra jornada.
Una carpeta encima del escritorio puede recordarnos una factura pendiente.
Una libreta abierta puede llevarnos hacia otro proyecto.
El teléfono puede invitarnos a revisar redes sociales.
Una pila de documentos puede recordarnos diez actividades distintas mientras intentamos concentrarnos solamente en una.
Por eso resulta útil decidir conscientemente qué merece permanecer frente a nosotros.
No todo lo importante tiene que estar visible todo el tiempo.
Una regla sencilla: deja únicamente lo necesario
No necesitas convertirte en minimalista ni trabajar frente a un escritorio completamente vacío.
Puedes dividir los objetos en tres categorías:
Lo que utilizas diariamente: debe permanecer accesible.
Lo que utilizas ocasionalmente: debería tener un espacio específico en un cajón, archivero o gabinete.
Lo que prácticamente nunca utilizas: probablemente no debería ocupar tu principal superficie de trabajo.
La misma lógica puede aplicarse al entorno digital.
Decenas de archivos sin nombre, cientos de correos pendientes, múltiples ventanas abiertas y documentos guardados sin estructura también generan pequeñas fricciones durante la jornada.
Cinco minutos al día pueden marcar la diferencia
Una rutina sencilla puede ser suficiente.
Antes de terminar la jornada dedica unos minutos a guardar documentos, tirar basura, regresar herramientas a su sitio, despejar la superficie principal y escribir las tres tareas prioritarias del día siguiente.
Al regresar por la mañana no tendrás que comenzar organizando el caos del día anterior.
Tu espacio ya estará preparado para trabajar.
Al final, tener un lugar ordenado no consiste solamente en que la oficina se vea bonita.
Consiste en crear un ambiente donde resulte más sencillo pensar, encontrar, decidir y actuar.
El orden no hará nuestro trabajo.
Pero sí puede eliminar muchos de los obstáculos que diariamente nos impiden hacerlo mejor.
Fuentes consultadas
- Princeton University, Neuroscience of Attention & Perception Laboratory. Investigaciones sobre atención visual, competencia entre estímulos y procesamiento cerebral.
- Roster, C. A. y Ferrari, J. R., Environment and Behavior.
